전시회, 박람회, 수출·투자 상담회가 끝난 뒤 운영팀이 가장 많은 밤샘 작업을 하는 구간은 결과보고서 작성입니다. 사전등록 엑셀, 현장 출입 명단, 상담장 타임테이블, 종이 설문지가 제각각 흩어져 있어 숫자가 맞지 않기 때문입니다. 결과보고서를 행사 종료 후가 아니라 사전등록을 열기 전에 먼저 설계해야 하는 이유와 기준을 정리했습니다.

1. 왜 행사가 끝난 뒤에 숫자를 맞추면 어긋날까요?

사전등록 폼을 만들 때 결과보고서의 집계 단위를 고려하지 않으면, 행사가 끝난 뒤 다음과 같은 문제가 반복됩니다.

기업명·소속 표기 불일치: 같은 회사 참가자가 (주)가나다, 가나다, GANADA로 각각 등록해 참가 기업 수 집계가 흔들립니다.
참가 구분 누락: 참가사(셀러), 바이어, 일반 참관객, 초청 내빈이 한 시트에 섞여 대상별 참석률을 나누지 못합니다.
신청과 실제 실시의 혼동: 미팅을 신청한 건수, 일정이 확정된 건수, 현장에서 실제 만난 건수가 구분되지 않아 보고서의 신뢰도가 떨어집니다.

2. 결과보고서의 네 가지 상태를 처음부터 분리하기

주최기관과 감사·보고처가 납득하는 결과보고서를 만들려면 신청 ≠ 확정 ≠ 실시 ≠ 후속 기록 네 단계를 섞지 않고 따로 세어야 합니다.

집계 단계	무엇을 세는가	흔히 생기는 오류	권장 집계 기준
1. 등록 · 신청	사전등록 인원 및 미팅 신청 건수	중복 등록자를 그대로 합산	고유 참가자·조직 단위로 중복 제거 후 집계
2. 일정 확정	양측이 수락해 시간·장소가 배정된 미팅	신청 건수를 성사 건수로 표기	수락 완료 및 타임슬롯 배정 건만 분리
3. 현장 실시	현장에서 실제로 만나 진행한 상담	예정 시간이 지나면 자동 완료 처리	실시 · 미실시(노쇼) · 미확인 3가지로 분리 기록
4. 상담 기록	상담 후 남긴 논의 내용·리드 등급·후속 행동	예상 상담액을 확정 계약액처럼 합산	기록 제출 건수와 예상 상담 규모(참고치)를 구분 표기

3. 사전등록을 열기 전에 확정할 입력 항목

보고서에 꼭 들어가야 할 분류 기준은 사전등록과 참가사 프로필 입력 단계에서 선택형 항목으로 받아 두어야 합니다.

참가 역할 구분: 참가사(전시·발표), 바이어·투자자, 일반 참관객
산업 분야 및 관심 키워드: 나중에 분야별 매칭 현황과 관심도를 집계할 표준 분류표
참가 목적과 제공·수요 조건: 1:1 비즈매칭 추천의 근거가 되면서 동시에 결과보고서의 참가 수요 분석 표가 됩니다.

4. 사전등록 오픈 전 운영팀 체크리스트

주최기관에 제출할 최종 결과보고서의 필수 목차(참석률, 미팅 성사율, 상담 건수, 부스 방문 등)를 먼저 확인했는가?
같은 소속 참가자들을 하나의 조직 프로필로 묶어 집계할 기준이 있는가?
미팅 시간이 지났다는 이유만으로 완료 처리하지 않고, 현장 실시 여부를 따로 확인하는 절차가 있는가?
집계표마다 집계 대상, 기준 시각, 미확인 건수를 함께 표시하도록 양식을 맞추었는가?